Potni nalogi so za mnoge najbolj mukotrpen del službene poti.
Kljub temu pa so pomembna računovodska listina, na podlagi katere se neposredno obračunavajo potni stroški, poleg tega pa služijo tudi kot dokaz o nastanku in namenu službene poti. Za slednji primer štejemo službene poti, na katerih ni prišlo do obračuna povračil stroškov.
- Potni nalogi zahtevajo posebno pozornost, saj morajo vsebovati določene podatke. Od imena, sedeža podjetja oziroma podjetnika, številke in datuma potnega naloga, imena in priimka zaposlenega, ki je bil poslan na službeno pot, pa do datuma in ure odhoda, točne relacije poti, odobritve delodajalca za posamezno vrsto prevoza, do podpisa pooblaščene osebe, ki je izdala potni nalog in žiga (če ga podjetje uporablja).
- Sestaviti in izročiti ga je potrebno pred službeno potjo, le izjemoma se lahko izda ustni nalog, pozneje še v pisni obliki. Izdamo ga lahko v pisni ali računalniški obliki, vsebovati pa mora podpis direktorja oziroma pooblaščene osebe.
- Potne naloge in obračune potnih stroškov moramo hraniti do 10 let, lahko tudi v elektronski obliki, a morajo biti zato izpolnjeni določeni pogoji. Podatki, ki jih vsebuje elektronski dokument ali zapis, morajo biti dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo, shranjeni pa morajo biti v obliki, v kateri so oblikovani. Iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je bilo poslano, prav tako tudi čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema. V elektronski obliki se lahko hranijo tudi v primeru, da uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov.